Good Company

Facilitair manager; van uitvoerder naar intern adviseur

Heeft u als facilitair manager als eens nagedacht over biologische catering in het bedrijfsrestaurant, ‘hybride auto’s of CO2 compensatie voor het wagenpark? Het afschaffen van de watercoolers op de gang? Of de aanschaf van een printer die dubbelzijdig print op printpapier met een FSC keurmerk?

Veel bedrijven formuleren een duurzaamheidsbeleid, waarin gestreefd wordt naar het verduurzamen van de primaire processen. Zowel in de keten als in de eigen productiediensten en -processen, worden doelen en ambities gesteld om de mileubelasting te verlagen, transparantie te vergroten en energieverbruik te beperken. Niet zelden wordt hiervan verslag gedaan in een sociaal of maatschappelijk jaarverslag.
Verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering, de kantoorhuishouding, dreigt nogal eens op de achtergrond te geraken, terwijl dit juist essentieel is voor de ondersteuning en de geloofwaardigheid van de opgestelde strategie.
Geloofwaardigheid richting externen zoals klanten, aandeelhouders, leveranciers en media, maar zeker ook richting eigen medewerkers. “Practise what you preach” is een kritische succesvoorwaarde voor het aanslaan van het opgestelde beleid.
 
Het belang van een zichtbare duurzame bedrijfsvoering is dan ook groot. Het gebruik van produkten en diensten voor de kantoorhuishouding heeft namelijk altijd, direct of
indirect, een impact op de maatschappelijke vraagstukken rondom milieu en sociale
aspecten. Denk bij producten en diensten dan bijvoorbeeld aan de inkoop van catering en drankenvoorziening, schoonmaak en sanitair, reststoffenafvoer, kantoorartikelen, werkplekinrichting, multifunctionele apparaten, abonnementen, koeriersdiensten, reprografie, mobiele telefonie en vastgoedmanagement. Al deze aspecten kunnen verduurzaamd worden. Gedacht kan worden aan het waar mogelijk vervangen van conventionele producten door duurzame producten.

Het verduurzamen van de kantoorhuishouding bij een organisatie door het reduceren van de negatieve impact van de huishouding, kan bijvoorbeeld door het analyseren en verduurzamen van het inkoopproces, de gebruiksfase en de fase van het verwerken van het geproduceerde afval. Dit zijn slechts kleine voorbeelden.
Een goed voorbeeld van een organisatie die haar interne bedrijfsvoering goed onder de loep heeft genomen is Amsterdam RAI. Uitgangspunt bij duurzaamheid voor haar bedrijfsvoering is ‘het nemen van zakelijke besluiten op basis van een goede balans tussen economische, sociale en ecologische aspecten’. Dit heeft onder meer geleid tot een duurzaam inkoop- en energiebeleid, een intern afvalprogramma en waterbesparende maatregelen tot 50%.
Dit toont eens te meer aan dat verduurzamen al op korte termijn kostenbesparend kan zijn voor een organisatie. Quick wins zijn te behalen door het gebruik van primaire bronnen te reduceren. Zeker in deze roerige tijden, kan dit een bedrijf ten goede komen.

Het behoeft nauwelijks uitleg dat juist de Facilitair Manager hier een belangrijke rol speelt. Was deze rol vroeger voornamelijk een uitvoerend inkoper (beste product voor de laagste prijs), nu wordt verlangd dat deze zich opstelt als een strategisch inkoopadviseur met duurzame adviezen voor de interne organisatie.
Praktijk toont aan dat deze verschuiving zichtbaar wordt. Een opvallende, maar zeker logische, trend is de toenemende samenwerking tussen Facilitair Managers en Vastgoedmanagement. Bij nieuwe- of het verbeteren van huisvesting kan energieverbruik drastisch gereduceerd worden. Vele bedrijven schermen met CO2 compenserende maatregelen, bijvoorbeeld met de gemaakte vliegbewegingen per jaar. Maar de echte winst is te halen door de bedrijfspanden onder handen te nemen.

Het daadwerkelijke inkoopbeleid van de organisatie zal uiteindelijk opgehangen moeten worden aan de ambitieniveaus die op hoger niveau (voor de gehele organisatie) zijn gedefinieerd, in lijn met de vastgestelde strategie. De Facilitair Manager kan de concrete, nodige vertaalslag maken. Belangrijke keuze die hierbij gemaakt moet worden betreft het budget. Is het streven om binnen het oorspronkelijk vastgestelde bedrag te blijven of wordt het budget vergroot?
De toegevoegde waarde van Facility Management ligt in het professioneel, effectief en efficiënt organiseren van de ondersteuning. Op deze wijze kan opgesteld beleid en de daarbij horende ambities daadwerkelijk in de praktijk worden gerealiseerd en wordt het onderwerp ook intern door de werknemers ervaren.
Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen? Dan kunt u contact opnemen met Frederiek van Lienen, vanlienen@goodcompany.nl  of Johanneke de Lint, delint@goodcompany.nl op 033-4892089.